Внешний документооборот компании стал настолько велик, что сотрудники не успевают обрабатывать? Задумались о том, как ускориться? Как вовремя. Уже многие вещи перешли в электронный формат. Разберем особенности электронного документооборота. Для кого это выгодно, прежде всего?
Сначала узнаем, что такое электронный документооборот. Это система обработки документов в электронном виде. Электронные документы подписываются специальной электронно-цифровой подписью. Они имеют юридическую силу, а значит иметь бумажный формат необязательно. Системой электронного документооборота пользуются как малые, так и крупные организации. Ежегодно объем рынка систем ЭДО увеличивается на 11-13% (по оценке TAdviser). Какие же достоинства и недостатки имеет электронный документооборот?
Плюсы электронного документооборота
1. Юридическая значимость.
Все документы в ЭДО, подписанные электронной подписью, являются юридически значимыми. То есть обладают той же юридической силой, что и бумажные документы с синей печатью и подписью.
2. Сокращаются затраты.
Пользователи ЭДО отмечают положительный финансовый эффект от экономии на приобретении бумаги, распечатке и отправке документов. Например, средняя цена отправки документа Почтой России составляет около 40 рублей. А стоимость исходящего документа в ЭДО “Транскрипт” от 3 рублей.
3. Ускорение оплаты за поставленные товары или оказанные услуги; увеличение личной эффективности сотрудника.
Благодаря мгновенной доставке бухгалтерских документов (УПД, счетов, актов и т.д.), компания быстрее получает оплату за поставленные товары или оказанные услуги. Для сравнения средний срок доставки документов Почтой России от 3 до 10 дней. При этом часто документы на Почте могут теряться, приходить с задержкой, поэтому сроки оплаты и предоставления закрывающих документов затягиваются на неопределенный период.
Поиск, подготовка и отправка документа в ЭДО занимает меньше сил, освобождается время для выполнения других обязанностей, а значит, увеличивается производительность труда сотрудника.
4. Быстрый поиск и хранение документов.
Согласно исследованию Портала “Клерк.Ру”, в среднем, бухгалтер на поиск бумажных документов тратит до 1 часа в сутки. Кроме того, хранение документов в архивах занимает значительные площади. В ЭДО поиск необходимого документа занимает секунды.
5. Отслеживается статус каждого документа в реальном времени.
ответственному сотруднику важно знать, кто работает над документом в данный момент. В системе видно, кто и когда открывал и редактировал документ, а также кто его задерживает. Это повышает эффективность контроля руководством бизнес-процессов и улучшает дисциплину работников.
5. Электронный документ в защите и сохранности.
Файлы передаются по шифрованному каналу связи, лицензированному ФСБ. Документы невозможно перехватить.
6. Удаленная работа с документами: в отпуске, командировке, на больничном.
Веб-сервис ЭДО доступен 24 часа в сутки, а мобильное приложение делает работу еще более удобной и быстрой.
Особенности внедрения и перехода на электронный документооборот.
Большинство из них связано с нежеланием менять привычный обмена документами с контрагентами в компании. То есть во многом это инерционность мышления бухгалтера или руководителя. Зачем менять то, что работает годами? Вспомним, недавние времена, когда у людей не было мобильного телефона и все чувствовали себя прекрасно. Сегодня мобильные есть у каждого.
1. Переходный период.
Если в компании нет электронной подписи, её предстоит оформить.
Не будем акцентировать внимание на обучении сотрудников работе в ЭДО, потому что большинство современных систем ЭДО имеют идентичный обычному почтовому сервису интерфейс. Важно будет прописать регламент взаимодействия между подразделениями. То есть электронный документооборот должен зафиксировать и заменить движение бумажных документов в “реале в подключении к ЭДО
Если у контрагентов компании отсутствует ЭДО, будет необходимо контрагентам в переходе на ЭДО. И здесь важно выбрать оператора ЭДО, который подставит плечо и окажет поддержку в переходе на ЭДО. Существует эффективный набор инструментов, который относительно быстро и безболезненно перевести контрагентов на электронный документооборот.
Отметим, что эти действия будут носить временный характер; а цена перехода на ЭДО окупит себя уже через несколько месяцев.
Кому будет полезен электронный документооборот?
Рассмотрев особенности электронного документооборота, сделаем вывод, что он, прежде всего, необходим компаниям с значительным внешним документооборотом. Работа в системе ЭДО позволит ускорить бизнес-процессы и снизить издержки.
Также работа с электронными документами будет полезна тем компаниям, которые хотят вывести на новый уровень обслуживание потребителей, у процесс внешнего документооборота.
Мы рекомендуем систему электронного документооборота «Транскрипт».
Объяснение:
class Node:
def __init__(self, val):
self.l = None
self.r = None
self.v = val
class Tree:
def __init__(self):
self.root = None
def getRoot(self):
return self.root
def add(self, val):
if self.root is None:
self.root = Node(val)
else:
self._add(val, self.root)
def _add(self, val, node):
if val < node.v:
if node.l is not None:
self._add(val, node.l)
else:
node.l = Node(val)
else:
if node.r is not None:
self._add(val, node.r)
else:
node.r = Node(val)
def find(self, val):
if self.root is not None:
return self._find(val, self.root)
else:
return None
def _find(self, val, node):
if val == node.v:
return node
elif (val < node.v and node.l is not None):
return self._find(val, node.l)
elif (val > node.v and node.r is not None):
return self._find(val, node.r)
def deleteTree(self):
# garbage collector will do this for us.
self.root = None
def printTree(self):
if self.root is not None:
self._printTree(self.root)
def _printTree(self, node):
if node is not None:
self._printTree(node.l)
print(str(node.v) + ' ')
self._printTree(node.r)
# 3
# 0 4
# 2 8
tree = Tree()
tree.add(3)
tree.add(4)
tree.add(0)
tree.add(8)
tree.add(2)
tree.printTree()
print(tree.find(3).v)
print(tree.find(10))
tree.deleteTree()
tree.printTree()
Объяснение:
