В секретариате ООО «Радуга» действует традиционная сис¬тема контроля за исполнением документов. Для контроля исполь¬зуется ручная сроковая картотека с 32 ячейками, по которым в со¬ответствии со сроками исполнения документов распределяются контрольно-регистрационные карточки.
Технология контроля над исполнением входящих документов общества состоит из следующих операций.
Зарегистрировав документ, секретарь ставит один экземпляр карточки в соответствующее отделение картотеки. Если срок ис¬полнения меняется, карточка переставляется в другое отделение, соответствующее новому сроку.
Получив для регистрации ответный документ, секретарь сни¬мает входящий документ с контроля, т.е. вынимает карточку из контрольной картотеки и уничтожает ее.
В конце каждой недели секретарь оставшиеся в ячейках с соответствующими датами карточки и докладывает руководителю о неисполненных документах. Руководитель в при¬сутствии секретаря выясняет у специалистов причины задержки в подготовке ответных документов. Если выясняется, что во решен как-то иначе, например, в ходе телефонных переговоров, секретарь уничтожает контрольную карточку.
Этими действиями ограничиваются функции секретаря по ве¬дению контроля за исполнением входящей документации.
Какие операции, предусмотренные современными требовани¬ями, отсутствуют в системе контроля, принятой в ООО «Радуга»? Какие недостатки можно отметить в существующей технологии проведения контрольных операций?